Les enjeux de la numérisation et de la dématérialisation sont aujourd’hui plus centraux que jamais. Non seulement les consommateurs et les citoyens sont conscients de ces problèmes, mais ils sont également devenus fondamentaux pour les entreprises de tout type. Tout le monde, qu’il s’agisse de petites start-ups innovantes ou de géants de tous les secteurs, s’oriente dans cette direction. Même l’administration publique a pris des mesures décisives pour devenir plus numérique.
Partons d’une question presque triviale : pourquoi les entreprises deviennent-elles plus numériques ?
Les raisons sont très simples, et nous pouvons les résumer comme suit : le passage du papier au numérique présente d’énormes avantages en termes de réduction des coûts (avec des économies directes et indirectes) et en termes d’efficacité des procédures administratives.
Mais ce n’est pas tout
De ces avantages clairs, simples et incontestables découlent une série d’autres conséquences positives, une série d’autres opportunités précieuses que ceux qui se soucient de la santé et de la croissance de leur entreprise ne peuvent ignorer. Nous nous concentrerons sur ces » avantages secondaires » et les opportunités possibles vers la fin de ce post. Mais il est important de souligner d’emblée combien il est important et essentiel de s’appuyer sur des sociétés spécialisées dans les services de dématérialisation de documents, pour pouvoir aborder tous les aspects et tirer le meilleur parti de cette opportunité, en toute sécurité.
Nous nous concentrerons plus particulièrement sur les processus de numérisation et de dématérialisation concernant l’archivage de documents au sein de l’Administration Publique. Il s’agit d’un domaine très vaste, qui a un impact décisif sur presque tous les types d’entreprises, sur le système administratif et économique en général, et qui a des répercussions importantes et délicates également sur la vie des citoyens ordinaires.
La dématérialisation va au-delà de la simple numérisation
Il est important de le souligner immédiatement : la numérisation et la dématérialisation sont deux concepts différents, avec deux significations assez différentes. Il ne s’agit pas seulement de petites nuances de sens ; il y a aussi des différences aux niveaux juridique et opérationnel. Les processus de numérisation, en effet, se réfèrent à la réorganisation et l’efficacité des processus et des services à la disposition des entreprises et l’administration publique, et à leurs employés, utilisateurs, citoyens, même en ligne, d’une manière entièrement numérique.
D’autre part, la dématérialisation va plus loin. Les processus de dématérialisation favorisent l’élimination des documents papier, car les documents numériques ont une valeur juridique et probante totale. Selon le format du document, cela peut se faire par signature électronique ou par référence temporelle. Avec la dématérialisation, les documents numériques sont associés à des données grâce auxquelles ils peuvent être recherchés et découverts au sein d’une archive numérique, qui doit être la plus sécurisée possible, et selon des normes de sécurité établies.
Les avantages du passage à la dématérialisation
Avec la dématérialisation, le document électronique remplace le document papier. L’outil de signature numérique remplace la signature manuscrite. Le courrier traditionnel est remplacé par le courrier électronique ordinaire et (plus important encore), le courrier électronique certifié joue le même rôle que le courrier recommandé et le télécopieur dans le passé. Ce point est vraiment central, les archives informatiques remplacent les archives papier traditionnelles, encombrantes, coûteuses et inconfortables.
A ce stade, il est déjà clair que la comparaison du niveau d’efficacité et des coûts économiques ne laisse aucune place au doute. La gestion numérique l’emporte sur la gestion analogique sur tous les fronts. En fait, la conservation des documents sur papier est excessivement coûteuse. Le papier occupe de l’espace (ce qui se traduit souvent par des coûts de gestion de cet espace) et il est sujet à l’usure. Par exemple, il est facile de perdre un document physique et il est encore plus difficile de découvrir des erreurs et des inexactitudes. Les difficultés de partager une feuille de papier sont grandes, et encore plus importantes si l’intérêt est de n’en partager qu’une partie, sans parler des longs délais de recherche et du manque de transparence.