Au sein d’une entreprise, organiser des événements privés ou des événements professionnels est une pratique courante. L’événementiel demeure le moyen le plus courant pour faire passer un message à l’ensemble de ses salariés et collaborateurs. Mais quelle est la salle de réception parfaite pour vos séminaires ?

Les deux points à prendre en compte au moment de louer une salle

Louer une salle neutre

L’erreur serait de choisir une grande salle de séminaire ou de réception déjà ornée, avec des accessoires que l’on ne peut pas enlever. Choisissez une grande salle de réception neutre, avec des murs blancs que les prestataires avec des tableaux, des ballons ou encore des rideaux.

Pour organiser une réception à la hauteur des attentes, et accueillir vos convives dignement, misez sur un système d’éclairage performant. Vous pouvez aussi choisir un cadre exceptionnel et prestigieux avec un luminaire accroché au plafond. Quoi que la valeur sûre reste les spots incrustés au sol, que ce soit pour une réception de mariage ou pour accueillir des réunions.

Enfin, il ne faut pas négliger les ouvertures et les portes du lieu de réception. Cela vous permettra d’avoir des espaces modulables, pouvant accueillir l’ensemble de vos collaborateurs.

Prendre en compte la taille lors de la location de salle

Il est impératif de faire une distinction entre place assise et version buffet. Les salles pouvant accueillir 100 personnes pour les buffets, ne peuvent pas forcément accueillir 100 personnes assises.

Aussi, il faut toujours prévoir en moyenne 20 places de libres en plus. Cela vous donnera la faculté de sauver la mise si des imprévus arrivent.

Enfin, pour les journées de team-building, en plus de privilégier un lieu idéal avec un écrin de verdure, choisissez un lieu avec une piste de danse XXL afin de s’adonner à de multiples activités.

Déterminer l’objectif de vos réceptions ou vos séminaires avant la location salle réception

Manoir, grange, gîtes, château (comme chez chateau-de-saint-priest.com) , lieu enchanteur et atypique… Avant de faire le choix d’une salle de réception, vous devez tout d’abord penser au type de séminaire que vous allez organiser : un lancement de produit, une journée incentive, un séminaire d’intégration…

Privilégiez un lieu unique et convivial, qui offre un cadre verdoyant, dans lequel vous aurez la chance d’organiser des activités artistiques ou sportives. Cela contribuera à renforcer les liens entre l’ensemble de vos collaborateurs. Pour une formation, il faut que la salle ait une grande capacité d’accueil et qu’elle puisse proposer plusieurs équipements :

• Internet haut débit ;
• Ecran de projection ;
• Projecteur ;
• Sonorisation ;
• Fournitures de bureau ;
• Sonorisation…

Evaluer le nombre de personnes présentes pour vos événements privés et professionnels

Après avoir mis en place l’objectif du séminaire, vous devez penser au profil des participants. Le séminaire aura-t-il pour but de réunir les cadres de l’entreprise, les employés, les clients ? Quel est l’âge moyen ? Cela vous permettra de sélectionner un agencement adapté : en U, tables en conférence, en épi…

Et comme les réunions de travail peuvent durer des heures, le cadre idéal doit être à côté des bureaux. Vous éviterez les frais en plus, liés au déplacement et aux embouteillages.

Les équipements sur demande

Le choix de votre salle sera fonction de votre budget mais aussi d’autres éléments comme la mise à disposition d’un traiteur pour un éventuel cocktail ou encore la présence de salons et de coin lounge pour se ressourcer.

A cela s’ajoute la possibilité de louer des équipements modernes et high-tech pour gagner en compétitivité. On pense notamment au vidéoprojecteur interactif pour une meilleure organisation ou encore à la tablette connectée tactile pour simplifier la prise d’informations vis-à-vis des participants.