Une entreprise peut choisir de confier la réalisation de différentes tâches à des prestataires pour se dégager du temps et faire des économies. Il lui est possible entre autres de sous-traiter le secrétariat. Si l’externalisation présente différents avantages, il est important de bien choisir l’assistante administrative avec laquelle collaborer sur le long, court ou moyen terme.

Gain de temps

En affectant un collaborateur à la gestion des appels et aux différentes tâches administratives, ilne lui permettra pas de s’acquitter correctement de ses missions principales. Sur tous les fronts, il risque fort d’être rapidement débordé et de négliger l’accueil téléphonique. Les appels manqués et les attentes trop longues peuvent alors dégrader l’image de marque de l’entreprise. En déléguant le secrétariat à un prestataire, l’équipe dispose de plus de temps et pourra alors se concentrer sur l’avancement des projets.

Maîtrise du budget

En faisant appel à un secretariat medical à madagascar ou administratif, l’entreprise se décharge de tous les frais liés à l’embauche d’une secrétaire et à l’achat du matériel pour son poste de travail. Elle n’a pas de salaire à verser, mais ne paie que les prestations réalisées par la télésecrétaire et maîtrise son budget. Ce professionnel dispose déjà de tout l’équipement nécessaire pour mener à bien les tâches qui lui sont confiées. L’externalisation demeure de plus une option très abordable, accessible aux structures qu’importent leur taille et leur situation géographique.

Prestation personnalisée et de qualité

Une télésecrétaire dispose des qualifications requises pour assurer un accueil téléphonique de qualité, mais également pour gérer l’agenda de son client et pour s’acquitter de toutes les tâches inhérentes au travail de secrétariat. Elle se conforme aux exigences qui lui sont imposées, que ce soit en matière d’horaire ou de méthode de travail. L’élaboration d’un cahier de charges précis lui permet de suivre à la lettre les consignes et de garantir son efficacité.

Meilleure gestion des imprévus

Grâce à un service de télésecrétariat une entreprise évite les soucis d’organisation en cas d’arrêt maladie ou de congé payé de ses collaborateurs. Les prestations d’une assistante administrative à distance sont entièrement modulables selon des besoins de son client. Il est possible de faire appel à ses services de manière ponctuelle pour un remplacement temporaire ou de manière permanente. En cas d’indisponibilité, elle peut toujours être remplacée et ainsi garantir la continuité du service de secrétariat.

Confidentialité et transparence

Il n’y a pas à s’inquiéter de la sécurité des informations concernant l’entreprise en externalisant le travail de secrétariat. La télésecrétaire est soumise au secret professionnel. L’assistante administrative garantit de la visibilité sur son travail que lui est confié en informant régulièrement sur les tâches effectuées.

Trouver la télésecrétaire idéale

Le choix de la télésecrétaire est primordial. Première interlocutrice des clients de l’entreprise, elle en véhicule l’image. Il est donc essentiel de s’assurer qu’elle dispose d’un excellent sens du relationnel pour assurer un accueil téléphonique de qualité. Elle doit également pouvoir s’adapter aux différentes consignes de ses clients, mais aussi être disponible et discrète. Le mode de tarification est un autre critère à prendre en compte. Pour un contrat de longue durée, une tarification à l’heure est à privilégier. Une rémunération à la tâche convient mieux à une collaboration ponctuelle. Pour les opérations régulières, il est plus judicieux d’opter pour un forfait détaillant les différentes missions.