outil GED

Les étapes à maitriser avant la mise en place d’un outil GED

Pour optimiser la gestion de votre activité, vous avez besoin de mettre en place la solution la plus adaptée à votre structure. Reconnue pour ses avantages et son efficacité, la gestion électronique des documents ou GED est recommandée pour le développement de votre entreprise. Il s’agit d’un outil permettant de gérer l’ensemble des processus du cycle de vie d’une entreprise. Cette solution permet également de gagner en fiabilité et en productivité. Sa mise en place nécessite, toutefois, une bonne connaissance de l’outil ainsi qu’une bonne stratégie d’organisation. Ainsi, plusieurs étapes sont à maitriser avant de mettre en place l’outil GED que vous jugez indispensable pour votre activité.

Tout savoir sur le logiciel ged nextcloud

En principe, la GED ou gestion électronique des documents prévoit la gestion et le partage des documents avec tous les concernés. Ces derniers incluent tous les membres du personnel de l’entreprise ainsi que les entités externes. Ainsi, toutes les personnes ayant accès aux plateformes peuvent contribuer à la consultation et à la modification des documents. Mais pour partager des informations en toute sécurité avec les entités internes ou externes la mise en place d’un système entièrement sécurisé s’impose. Le logiciel GED nextcloud est, ainsi, recommandé pour cela. Ce logiciel s’adapte aux besoins des entreprises notamment les plus spécifiques. Dérivée du logiciel Owncloud, le nextcloud consiste en une application de partage et de gestion optimisée. Il permet de simplifier et de faciliter la synchronisation des fichiers entre plusieurs plateformes et depuis n’importe quel terminal (ordinateur, smartphone, tablette). Comme vos données sont sauvegardées en mode Cloud, un hébergement spécial assure leur sécurité. 

Avec ces diverses fonctionnalités, le nextcloud est une belle alternative à OnDrive, Google Drive et dropbox. En effet, ce logiciel permet de sauvegarder, synchroniser et de partager des documents ou des fichiers en ligne. Il accompagne les entreprises vers la dématérialisation. Bien que le logiciel soit performant, il peut toujours être optimisé afin d’en améliorer les systèmes de gestion électronique.

Les étapes à maitriser avant la mise en place d’un outil GED

Au sein d’une société, les personnels sont souvent amenés à collaborer ensemble sur un même document, pour remplir des informations, pour récupérer des données. Afin de faciliter la collaboration des travailleurs, la technologie offre plusieurs possibilités visant à faciliter l’accès aux données. Parmi ces solutions, la GED est la plus connue de tous. Actuellement, le logiciel GED nextcloud se présente comme un outil collaboratif efficace et indispensable. C’est même la solution la plus sollicitée pour diverses raisons. Toutefois, chaque entreprise à ses propres besoins. Ainsi, avant de mettre en place un outil GED il faut bien maîtriser les étapes suivantes :

  • Numériser ou créer des documents :

Il s’agit d’une opération automatique ou humaine visant à créer, sauvegarder et classer le document électronique. Cela pourrait donc être la numérisation des documents physiques existants ou la création des documents électroniques résultant d’un travail collaboratif. Une fois les documents créés, ils doivent être enregistrés conformément aux règles de votre structure. Aussi, il doit répondre à tous les besoins d’utilisation telle que la création d’une copie par exemple.

  • Gérer les documents :

Cette étape consiste à maitriser la gestion du document électronique créé. Cela concerne donc la sécurité ainsi que le droit d’accès, en sachant que seules les personnes concernées doivent avoir accès au document. La mise à jour du document par chaque personne habilitée à apporter une modification au fichier permet à chacun de suivre l’évolution du document.

  • Stoker les documents :

Ici, il est important de s’assurer de la disponibilité du document dans le temps. Ainsi, le support, l’organisation et la durée du stockage sont à évaluer dans cette étape. Il faut également évaluer la possibilité de révision ou de destruction du document. Un stockage en mode suppression, écriture et lecture, doit donc être considéré.

  • Diffuser les documents : 

La dernière étape à maitriser avant la mise en place d’un outil GED consiste au traitement du processus de diffusion des documents. À noter que la restitution des documents peut se faire via l’intranet ou bien l’internet. 

Il faut savoir qu’en fonction de votre activité et de la taille de votre entreprise, d’autres étapes indispensables peuvent s’ajouter à ceux précités. En cas de besoin, n’hésitez pas à solliciter l’aide d’un expert. Cela vous permet de ne pas vous tromper dans votre choix de logiciel.